電子帳簿保存法

手入力仕訳は減らそうとしても減らない。減らせるのは経路の数だ。S/4HANAには直接起票、アップロード、インタフェースの三系統があり、伝票タイプを分けていないと事後に追えなくなる。経路の分け方を示す。

旧新両システムで締める期間に、差異が出るたびに「どちらが正しいか」の調査に追われていないか。正とする数字の宣言、許容差異の幅、切替の判定条件を先に定め、並行決算を乗り切る方法を示す。

ERPの添付か、文書管理システムか、共有ストレージか。この問いから入ると、どこに置いても探せない状態になる。先に決めるのは紐づけの単位だ。保存年限が7年とは限らない点もあわせて押さえておきたい。

稼働から数年で帳票が重くなるのは処理能力の不足でなく、走査する明細の本数が増えたからだ。アーカイブで起きやすい失敗は、退避したデータが見えなくなること。明細照会に出し続ける設計を考える。

Excelの加工表を禁止しても現場は戻ってしまう。禁止すべきものと、条件付きで許すものを分けていないからだ。正本はERPの伝票とレポートだと宣言し、加工表には出典と正本との差額を載せる運用を示す。

設定の理由を聞いても、情シスもベンダーも答えられない。会計システムの設定は業務要件を訳した結果である。兼務でよいので、設定の意味を説明できる席を経理側に一つ作る。オーナーの職務は四つに絞る。

日本固有要件を一覧のまま扱うと、全部が開発になる。法令が求める事項と現行帳票の体裁を分け、4つの受け皿に割り付けた表をFit-to-Standardの成果物にする。税コードの考え方も整理する。

過去データを何年分移行するかは、年数から決めるものではない。会社法の10年や法人税の原則7年は帳簿書類の保存義務であり、移行義務ではないからだ。旧環境の維持費と比べて落とし所を探る。

人は拒否よりも、いつ返事が来るか分からないことに怒る。一次応答は1営業日、断る理由は四つだけと決め、文面まで用意する。約束は双務にしないと事業部門の側が守らない。役割分担は人柄でなく手続で担保する。

電帳法の要件は理解したが、日々の決算業務にどう落とすか迷っていないか。証憑の入手・保存・検索の各要件を、月次決算フローのどこに埋め込むかを工程単位で具体的に示す。