職務分掌

給与担当が辞めることになり、経理で引き取るか人事に残すかで迷っている。問題は置き場所より、マスタの変更から振込データまでを一人が続けて持っていたことにある。機密は部署でなく画面と権限で守る。

一件ずつは課長決裁の範囲でも、月の累計が部長決裁の水準を超える。AIエージェントに発注や支払を任せ始めた会社が、既存の規程のまま運用して見落としやすい点と、権限の書き方を整理する。

人手不足を訴えても、忙しいという言葉は測定値として扱われない。労働時間の記録は三年分あるが、何に使ったかの記録がない。職務の分離が崩れているなら、統制の稟議として出し直す。測り方は自己申告・観測・ログの三つから選ぶ。

役員名で急ぎの振込依頼が届いたら、担当者は止まれるか。疑ってよいと規程に書き、口座変更は別経路と自社台帳の番号で確認する。振込先マスタの変更と支払実行は同じ人にしない。起きた後の三十分も先に手順にしておく。

経理と財務を分けると、資金繰り表と月次決算で同じ取引が別の日付に載り、毎月の照合作業が生まれる。この差は、受け渡しを工程として月次カレンダーに置かない限り残り続ける。分ける判断は人数でなく、専任の必要性で考える。

欠員月に全部やろうとするから決算が崩れる。省ける作業の閾値は平時に金額で決めて監査法人と目線を合わせ、承認の分離だけは落とさず、代行者を事前に指名しておく。落とした作業が翌月も要らなければ、それは平時の余分である。

少人数で分掌を全部割るのは無理だと諦めていないか。優先すべきは資産に届く権限と記録を直せる権限の分離である。兼務は隠さず、代替統制とセットで文書にする。人数を待たずに、不正の経路を切る。

早く締めたいが統制も緩められない、という板挟みは不正リスクを軸にほどける。職務分掌・承認・証跡の3点で外せない統制を見極め、緩めた部分は発見的統制で補う設計を解説する。J-SOX改訂も踏まえる。

職務分掌を規程で決めても、SAPの権限で兼務できてしまえば統制は効かない。発注と支払、仕訳と承認をロールで分ける設計を、J-SOX対応の手間を後で増やさない初期設計の視点でまとめた。