計測機器のメーカーで、機器の保守料と、稼働データを見るクラウドサービスの利用料が売上の2割を超えた。契約は営業事務が表計算の台帳で管理し、毎月末に請求の明細をERPへ手で入力している。 年額を前受けする契約が多いので、経理は別の表計算で前受けの残高を月ごとに取り崩している。期末の監査で、その残高の明細が契約の台帳と合わなかった。差の原因は、期中に利用者の人数を増やした契約と、途中で上位のプランに変えた契約だった。 営業事務は追加の請求書を出していたが、経理の取崩しの表には変更が届いていなかった。情報システム部は課金システムの見積もりを取り、営業部はERPの標準機能でできるはずだと言う。CFOの手元には、どちらが正しいかを決める材料がない。
定期請求だけなら、ERPの標準機能で回る
最初に、標準で足りる範囲を確かめておく。月額や年額が固定で、契約の更新が年に一度、条件の変更も更新のときにしか起きない契約なら、ERPの標準機能で請求まで回せる。
SAPの販売管理では、契約の伝票の明細に請求計画を持たせる。請求の周期、請求日の決め方、前払いか後払いかを規則として登録しておけば、請求の対象になった明細が毎月の一括処理で請求伝票になる。請求伝票は債権の明細になり、入金の消込と督促は、ほかの売上と同じ流れに乗る。 表計算の台帳から請求の明細を手で入力している会社は、契約を伝票として登録するだけで、月末の入力と転記の誤りがなくなる。
収益の計上も、この範囲なら単純である。年額を前受けした契約は、請求の時点で契約負債に計上し、サービスを提供した月ごとに売上へ振り替える。契約の開始日と終了日と金額が伝票にあれば、月ごとの取崩しの額は機械的に出る。 経理が別の表計算で残高を持つ理由はなくなる。
ここまでで済む会社は、課金システムを別に入れる必要がない。判断を誤るのは、定期請求の自動化を見て標準で足りると結論し、契約変更の処理を確かめないまま稼働した場合である。
手作業が残るのは、四つの契約変更と日割りである
継続課金の契約は、期間の途中で変わる。型は四つに分けられる。
一つ目は、プランの変更である。 月の途中で上位のプランに変えれば、旧料金の残りの日数分を戻し、新料金の残りの日数分を請求する。年額を前受けしていれば、戻す額と追加で請求する額を相殺した差額の請求書が要る。下位のプランへの変更では、返金するか、次回の請求から差し引くかを決めなければならない。
二つ目は、数量の増減である。 利用者の人数や機器の台数で課金する契約では、期中の追加がいちばん多い。追加した分だけ、追加した日から契約の終了日までを請求する。終了日を既存の契約にそろえるのか、追加した日から1年とするのかで、契約の束ね方が変わる。
三つ目は、中途解約である。 前受けした年額の残りを返すのか、返さないのか、違約金を取るのか。返すなら、すでに出した請求書に対する返金の処理が要る。消費税の適格請求書発行事業者は、売上に係る対価の返還を行ったとき、原則として適格返還請求書を交付する（税込1万円未満の返還は交付義務が免除されている）。日割りの返金は、請求の取消だけでなく、この書類の発行まで含めて一つの処理になる。
四つ目は、休止と無償期間である。 機器の入替の間だけ保守を止める、導入の初月は無償にする、といった取り決めは、請求の周期と収益計上の期間をずらす。
どの型にも、日割りの規則が付く。日数で按分するのか、月単位で切り上げるのか、変更した月は旧料金のままにして翌月から変えるのか。 約款で一つに決まっていればよいが、営業が顧客ごとに合意していると、規則は契約の数だけ増える。ERPの請求計画は、期間の途中で条件を変える処理を、既存の明細を終了させて新しい明細を足す操作で表す。規則が一つなら、この操作は手順書にできる。規則が顧客ごとに違えば、営業事務が契約書を読んで、1件ずつ金額を計算して入力することになる。表計算の台帳が消えない理由はここにある。
会計を止めるのは、請求ではなく契約負債の残高である
請求の誤りは、顧客からの指摘で見つかる。見つからないまま残るのは、契約負債の残高のほうである。
年額を前受けした契約で、期中にプランが変われば、残りの期間に配分する金額が変わる。基準の考え方に沿えば、まず変更が独立した契約に当たるかを見る。利用者を10人追加し、追加分の単価が通常の販売価格に見合っているなら、追加分は独立した契約として、追加した日から別に計上すればよい（第30項）。追加分に大きな値引きを付けた場合や、プランそのものを入れ替えた場合は、独立した契約にならない。 継続して提供するサービスは、残りの期間の分が提供済みの分と別個なので、既存の契約を解約して新しい契約を結んだものと仮定し、変更の時点で残っている対価と追加の対価を、残りの期間に配分し直す（第31項(1)）。
実務で効くのは、重要性の定めである。収益認識に関する会計基準の適用指針第92項は、契約変更による財又はサービスの追加が既存の契約内容に照らして重要性が乏しい場合、第30項、第31項(1)、第31項(2)のいずれの方法も適用できるとしている。 少額の追加が大半の会社は、処理を一つに決めてしまえる。決めた処理を、請求の側の日割りの規則と同じにしておけば、請求と収益計上は同じ計算から出る。
残高がずれるのは、基準の解釈が難しいからではない。契約変更の事実が、請求を起こす人と、収益を計上する人に、別々の経路で届くからである。 営業事務は追加の請求書を出して仕事を終え、経理は月末に契約の台帳の写しを受け取って取崩しの表を直す。写しが変更の前のものなら、残高は変更の前の計算のまま進む。契約の情報が経理に届かない構造は、収益認識基準の運用でつまずく原因、契約情報を経理へ届ける流れの作り方で扱った。継続課金では、それが毎月、少額で、大量に起きる。
契約変更を型別に数え、先に規則を減らす
ERPの標準で足りるかどうかは、過去の契約変更を数えれば見当がつく。過去12か月の契約変更を、台帳と追加の請求書と返金の記録から拾い、四つの型に分けて件数を出す。 あわせて、それぞれの変更で使った日割りの規則を書き出す。
数えると、会社は二つに分かれる。変更が月に数件で、規則が一つか二つに収まっている会社と、変更が毎月数十件あり、規則が顧客ごとに違う会社である。前者は、ERPの標準機能と手順書で足りる。 変更のたびに明細を終了させて足す操作は残るが、月に数件なら、課金の基盤を入れて連携を保守する費用のほうが高くつく。
後者は、器を選ぶ前にやることがある。規則を減らすことである。 日割りは日数按分に統一する。数量の追加の終了日は既存の契約にそろえる。中途解約の返金は、約款で有無を決める。この三つを営業と合意するだけで、処理の型は大きく減る。規則が顧客ごとに違うままでは、専用の課金システムを入れても、設定できない契約が例外として表計算に残る。課金システムが解くのは件数の問題で、規則の数の問題は解かない。
規則を減らしてもなお、変更の件数が多い会社と、使った量に応じて課金する従量の契約を持つ会社は、課金の基盤を別に持つことを検討する。利用量の記録を集めて単価を掛け、段階制の料金を当てる計算は、ERPの販売管理の標準が想定している処理ではない。標準で足りない機能を何で埋めるかの比べ方は、ERPの機能不足を標準機能・他社パッケージ・自社開発で埋める三択の比べ方にまとめてある。
課金の基盤を挟むなら、収益を計算する場所を一つにする
課金の基盤を別に持つと決めたら、ERPとの境界を先に決める。契約と料金の計算は課金の側に置き、債権の計上、入金の消込、督促、総勘定元帳はERPの側に置く。 この分け方はほぼ動かない。SAPにも、契約の管理、料金の計算、請求の統合を受け持つ製品群やクラウドの課金サービスがあり、他社の課金サービスをERPにつなぐ構成も取れる。どれを選んでも、決めることは同じである。
一つ目は、ERPへ渡す明細の粒度である。 請求書1枚を1件の債権として渡すのか、契約の明細ごとに渡すのか。入金の消込と督促は請求書の単位で足りるが、顧客別やサービス別の採算を見たいなら、売上の明細はサービスの単位で要る。合計だけを渡せば、ERPの中では何の売上かがわからなくなる（SAPとサブシステムの数字が合わない原因、販売・購買・経費・給与の連携設計）。
二つ目は、収益をどちらで計算するかである。 課金の側で月ごとの計上額を計算して仕訳として渡す方法と、ERPの収益認識の機能に契約の情報を渡して計算させる方法がある。どちらでもよいが、両方で計算してはいけない。計算する場所が二つあると、契約変更のたびに二つの結果を突き合わせる作業が生まれ、表計算をなくした意味がなくなる。
三つ目は、契約負債の残高を契約別に出せることである。 監査で求められるのは、期末の残高が、どの契約の、どの期間の分かという明細である。総額しか出ない構成にすると、明細を作るための表計算が戻ってくる。解約の影響を損益より早く捉えるための年間経常収益の集計も、同じ契約の明細から出す（サブスク・保守売上の解約がPLに満額で出るのは最大2年後、ARRブリッジで早く捉える）。
業務用の厨房機器メーカー（売上高320億円、3月決算）。機器の保守契約が約4,200件、遠隔監視のクラウドサービスの契約が約1,100件あり、請求は営業事務の表計算からERPへ手で入力していた。 情報システム部は課金システムの導入を起案し、初期費用は6,000万円の見積もりだった。CFOは決裁の前に、過去12か月の契約変更を数えさせた。変更は年間で1,380件あり、そのうち960件は機器の台数の増減、270件は中途解約、150件がプランの変更だった。日割りの規則は、日数按分、月単位の切り上げ、翌月からの変更、営業が個別に合意した方法の四通りが混ざっていた。 個別の合意は210件で、営業事務はその都度、契約書を読んで金額を計算していた。会社は、日割りを日数按分に統一し、台数の追加の終了日を既存の契約にそろえ、解約時の返金は残りの月数分とする約款に改めた。収益の計上は、台数の追加を独立した契約として扱い、プランの変更は残りの期間に配分し直す処理に決めた。規則をそろえたあと、保守契約はERPの契約の伝票と請求計画に載せ、従量の料金があるクラウドサービスだけを課金サービスに載せた。 課金サービスの初期費用は1,800万円で済んだ。翌期末、契約負債の残高は契約別の明細と一致し、経理の取崩しの表計算は廃止した。
※設例。会社、数値は説明のために置いた架空のもので、特定の会社の実績ではない。
器を決める前に決める三つ
第一に、過去12か月の契約変更を、型別に数える。 プランの変更、数量の増減、中途解約、休止の四つに分け、使った日割りの規則も書き出す。判断の材料は契約の件数ではなく、変更の型と規則の数である。
第二に、器を選ぶ前に、規則を約款でそろえる。 日割りの方法、追加分の終了日、解約時の返金を営業と合意する。収益計上の処理も一つに決め、請求の日割りと同じ計算にする。
第三に、課金の基盤を挟むなら、収益を計算する場所を一つにする。 契約変更の登録は一か所で行い、請求と収益計上をそこから出す。契約負債の残高は、契約別の明細で出せる構成にする。
