創業から4年、社員は35人になった。経理は創業以来、顧問の税理士事務所に任せてきた。 月末に通帳のデータと請求書の束を送れば、翌月の中旬に試算表が届く。シリーズBの資金調達を終えたところで、CEOは経理を一人採ることにした。求人票の文面は、人材紹介会社の担当者と相談して、すぐに決まった。 経理の実務経験3年以上、仕訳の入力と月次決算の経験、会計ソフトの操作。その週の役員会で、CFOを兼ねるCOOが、別の数字を出す。 先月、ある取引先からの入金が2か月遅れていたことに、気づいたのは試算表が届いてからだった。業務委託の個人のエンジニア12人のうち、契約書のない人が3人いる。そして、振込の操作と承認は、CEOが一人でやっている。 仕訳を打つ人を採っても、この三つはどれも片付かない。一人目の経理には何を任せ、何を外に残し、どんな要件で採ればよいのか。
仕訳を打つ人を採っても、穴は埋まらない
一人目の経理の求人票が「仕訳の入力と月次決算の経験」になるのは自然である。経理という言葉から最初に思い浮かぶ仕事が、記帳だからである。 だが、税理士事務所に任せてきた会社で、記帳はそれほど困っているだろうか。
多くの場合、記帳そのものは滞りなく進んでいる。 試算表は翌月の中旬に届き、決算と申告は期限までに終わる。困っているのは、試算表が届くまで何が起きているか分からないことである。入金が遅れても、試算表で売掛金が残っているのを見るまで気づかない。記帳を社内に戻せば、試算表は少し早くなるが、入金を確かめるという仕事が生まれるわけではない。
社内の経理が記帳を始めると、もう一つのことが起きる。 一人目の経理の時間の大半が、仕訳の入力と、税理士事務所とのやりとりの引き継ぎに消える。記帳の方法を税理士事務所から社内に移す作業は、数か月かかる。その間、入口の穴は開いたままになる。そして、一人の担当者が記帳と支払の両方を持てば、誤りや不正を見つける目が一つもなくなる（管理部長が経理を兼務する会社で、経理機能を自立させるまでの順番と二人目の要件）。
一人目に渡すのは、三つの入口である
一人目の経理に任せるべき仕事は、記帳の手前にある三つの入口である。
一つ目は、入金の入口である。 請求書を発行し、入金の予定日を管理し、口座の入金を毎日確かめて、どの請求書に対する入金かを当てる。入金が予定日に来なければ、その週のうちに営業の担当者に知らせる。試算表を待たずに、遅れた入金に気づける状態を作ることが、この入口の仕事である（入金消込が月次決算を止める原因、消込できない入金と滞留売掛金）。
二つ目は、支払の入口である。 請求書を受け取り、発注の内容と金額と照らし、適格請求書の要件を確かめ、支払の予定を組む。振込のデータを作るのは経理、承認するのはCEOかCFO、と作る人と承認する人を分ける。 創業期にCEOが一人で振込をしているのは、仕組みがないからではなく、渡す相手がいなかったからである。一人目の経理が来たら、最初に分けるのはここである。振込先の口座の変更を求めるメールが来たときに、電話で相手に確かめる手順も、このとき一緒に決める（なりすまし送金指示から支払担当を守る、経理の運用と権限の組み直し方）。
三つ目は、契約の入口である。 売る側の契約では、請求の時期、検収の条件、解約の条件を、経理が契約の締結の時点で知っている必要がある。買う側の契約、とくに個人のフリーランスへの発注では、取引条件の明示、報酬の支払期日、源泉徴収の要否が、契約を結ぶ時点で決まる。 契約書のない業務委託が残っているなら、それは法務の問題である前に、支払と税の問題である。契約の情報が経理に届かない会社では、売上の計上の時期も後から直すことになる（収益認識基準の運用でつまずく原因、契約情報を経理へ届ける流れの作り方）。
記帳は外に置いたまま、渡す証憑を整える
入口を社内で押さえると、税理士事務所に渡すものが変わる。通帳のデータと請求書の束ではなく、どの入金がどの請求書に当たるか、どの支払がどの契約に基づくかが分かる形で渡せるようになる。 税理士事務所が推測で仕訳を切る部分が減り、試算表は早く正確になる。
記帳を外に置いたままでよい理由は、もう一つある。 記帳を外部に委ねている間は、税理士事務所が別の目として数字を見ている。一人目の経理が入口を押さえ、税理士事務所が記帳を担えば、入口を担う人と記帳する人が分かれ、互いの誤りに気づける。 委託先に任せる範囲と、品質の確かめ方は、社員が増えても使える形で決めておく（経理業務の委託先管理、記帳代行とBPOの品質を指標で確かめる方法）。
記帳を社内に戻す時期は、入口の運用が定着してから決める。 月次決算を翌月の第5営業日までに締めたい、上場の準備で監査法人の監査を受け始める、といった理由がはっきりした時点で、二人目の採用と合わせて戻す。上場を目指すなら、決算の型を作る時期から逆算する（IPO準備で経理が最初につまずくのは人手不足ではなく、決算の型と過去処理）。
資金の見通しは、入口から作る
三つの入口を押さえると、一人目の経理は、もう一つの仕事ができるようになる。資金の見通しである。
資金調達を終えたスタートアップにとって、最も重い数字は、手元の現金があと何か月もつかである。この数字を試算表から作ると、1か月半前の状態しか分からない。 入金の予定と支払の予定を入口で押さえていれば、翌週、翌月の現金の出入りを、請求書と契約の単位で積み上げられる。週ごとの資金の見通しを、一人目の経理が毎週更新し、CEOとCFOが見る。 月末に試算表を見て驚くことがなくなる（13週キャッシュフロー予測の作り方、月次の資金繰り表では見えない月中の谷）。
だから、採用の要件も変わる。 仕訳の経験年数ではなく、三つの入口を担った経験で書く。請求書の発行と入金の管理をしたことがあるか。支払のデータを作り、承認を受けて振り込んだことがあるか。契約書を読んで、請求や支払の条件を拾ったことがあるか。事業会社の経理で債権債務を担当した人や、小さな会社で管理部門を一人で担った人が、この要件に合う。 決算や税務の深い経験は、一人目には要らない。それは税理士事務所と、必要なら業務委託の専門家が補う（経理に業務委託や副業のプロ人材を入れるとき、任せられる業務と社員が担う業務）。
SaaSを提供する創業4年目のスタートアップ（社員35人、業務委託の個人12人、3月決算）。経理は創業以来、顧問の税理士事務所に任せ、試算表は翌月の15日前後に届いていた。 シリーズBの資金調達を終えた後、CEOは記帳を社内に戻す経理の採用を考えたが、COOが三つの事実を役員会に示した。大口の取引先からの入金が2か月遅れ、それに気づいたのは試算表が届いてからだったこと。 業務委託の12人のうち3人は契約書がなく、報酬の支払日も人によってばらばらだったこと。振込の操作と承認をCEOが一人で行っていたこと。会社は求人票を書き直した。 仕訳の経験年数の要件を外し、請求と入金の管理、支払のデータ作成、契約書から請求や支払の条件を拾う経験を要件にした。採用したのは、従業員50人ほどの事業会社で債権債務と総務を担当していた人である。 入社の最初の1か月で、振込のデータを経理が作り、CEOが承認する形に分け、振込先の口座の変更は電話で確かめる手順を決めた。2か月目には、業務委託の12人全員について、業務の内容、報酬、支払期日、源泉徴収の要否を書いた発注の書面を揃えた。 デザインを委託していた2人の報酬から、源泉徴収をしていなかったことも、このとき分かり、税理士事務所と相談して是正した。3か月目には、入金の予定と支払の予定を積み上げた週次の資金の見通しを、毎週月曜にCEOとCOOに出すようになった。 記帳は税理士事務所に残したが、入金と請求書の対応と、支払と契約の対応を付けて証憑を渡すようになり、試算表は翌月の8日前後に届くようになった。入社から10か月後、入金の予定日を過ぎた売掛金は、その週のうちに営業の担当者に知らされている。 会社は翌年、上場の準備を始めるにあたって、月次決算を社内で締める二人目の経理を採った。
※設例。会社、数値は説明のために置いた架空のもので、特定の会社の実績ではない。
一人目の経理を採る前に決める三つのこと
第一に、一人目の経理を、記帳の担当として採らない。 税理士事務所に任せてきた会社で、記帳はたいてい滞りなく進んでいる。抜けているのは、入金を確かめること、支払の作る人と承認する人を分けること、契約の条件を締結の時点で押さえることである。 記帳を社内に戻すと、その移管に一人目の時間が消え、記帳と支払を一人が持つことになる。
第二に、三つの入口を渡し、記帳は外に置いたまま始める。 入金の入口では毎日の入金を請求書に当て、支払の入口では振込のデータを経理が作ってCEOかCFOが承認し、契約の入口では請求や支払の条件を拾う。2024年11月1日施行のフリーランス・事業者間取引適正化等法の取引条件の明示と、給付の受領日から60日以内での支払期日の設定、インボイス制度の請求書の要件、源泉徴収の納期は、どれも入口で確かめないと記帳の段階では取り返せない。 記帳を社内に戻すのは、入口の運用が定着してから、二人目の採用と合わせて決める。
第三に、採用の要件を、仕訳の経験年数ではなく、入口を担った経験で書く。 請求と入金の管理、支払のデータ作成と承認の経験、契約書から条件を拾った経験。入口を押さえた一人目の経理は、週次の資金の見通しを作れるようになり、手元の現金があと何か月もつかを、試算表を待たずに示せる。
