四月一日付の発令が三月中旬に出る。経理課の連結担当が事業部の経営企画へ、事業部の管理職が経理課へ。着任は四月一日である。三月三十一日はまだ期末の直前で、翌週から実査と締めが始まり、五月には監査法人の往査が来る。新任者は、自分が経緯を一つも知らない決算の説明役として、監査法人の前に座ることになる。 そして六月の総会が終わったころ、部長が今年も大変だったと言う。翌年も同じことが起きる。
一斉異動が壊しているのは、引き継ぎではなく証言者
引き継ぎがうまくいかないという話になると、引き継ぎ資料の質の議論になる。手順書を厚くする、チェックリストを増やす、業務記述書を整備する。方向は正しいが、決算で足りなくなるのは手順ではない。
期末の実務で新任者が答えられずに止まるのは、次のような問いである。この引当率はなぜ前期にこの水準になったのか。この見積りについて監査法人と前期に何を合意したのか。この子会社の連結パッケージの数値がいつも遅れるのは何が原因なのか。この勘定に前期末だけ残高が立っているのはなぜか。いずれも手順書には書かれない。書きようがない。判断の経緯だからである。
判断の経緯は、文書ではなく人に載っている。だから引き継ぎで本当に受け渡しているのは作業ではなく、証言できる人の所在である。前任者が同じ会社の別部門にいれば、五月の往査中に電話で呼べる。退職していれば呼べない。異動の設計で決定的に効くのは、前任者との距離である。
ここに一斉異動の問題がある。全社一斉の期首異動は、経理の前任者を同じタイミングで別の役割に入れる。相手先も期首で立ち上がりの最中だから、呼べる状態ではない。距離としては社内にいるが、稼働としては社外にいるのと変わらない。
したがって、経理の異動設計で先に決めるべきは日付ではない。前任者が答えられる状態でいる期間を、いつからいつまで確保するかである。 そのうえで着任日を置く。
着任日は、四つの締切から逆算する
3月決算会社を例に、外部の締切を並べる。動かせない順に四つある。
第一に、決算短信。東証の作成要領等は期末後45日以内が適当、期末が月末なら30日以内がより望ましいとする。3月決算であれば四月末から五月十五日の区間に山が来る。第二に、有価証券報告書。金融商品取引法第24条第1項により内国会社は事業年度経過後三月以内で、六月末が締切になる。第三に、定時株主総会。会社法第124条第2項の基準日から三箇月以内という制約から、六月に集中する。第四に、半期報告書。金融商品取引法第24条の5第1項第1号により上場会社等は当該期間経過後45日以内の政令で定める期間内で、3月決算なら十一月中旬になる。
この四つを重ねると、経理にとって着任を避けるべき区間が浮かぶ。四月から六月の全体と、九月末から十一月中旬まで。 残るのは七月から九月中旬と、十二月から一月上旬である。ただし十二月は年末調整と法定調書、一月は第3四半期の開示準備と翌期予算の編成が重なる部署が多い。現実的な候補は七月一日と九月一日の二つに絞られる。
四月一日の着任が最悪なのは、単に忙しいからではない。新任者が前期の判断の当事者でないまま、前期の決算の説明役として監査法人の前に出るという一点である。監査法人は前期の監査調書と比較して質問を組み立てるので、前期と異なる説明が出れば論点になる。前任者を呼べば済むが、前任者も新しい部署の立ち上がりに入っている。説明が遅れ、往査が延び、開示の日程が圧される。 毎年同じ混乱が起きるのは、担当者の力量の問題ではなく日程設計の問題である。
並走の単位は一か月ではなく、一巡である
着任日を動かしても、並走期間の設計を誤ると同じところで止まる。並走を「一か月」で切る会社が多いが、単位が違う。 経理の仕事は周期の重なりでできているので、必要な並走は担当する工程が一巡するまでである。
月次の定型処理だけを担当するなら、二巡すなわち二か月で足りることが多い。四半期の開示に関わる工程なら、少なくとも一四半期を通す必要がある。年度でしか発生しない工程――繰延税金資産の回収可能性の判断、注記の定性記載、減損の兆候判定、株主総会関連の計算書類――は、一年を通さないと一度も経験しない。同じ「経理の引き継ぎ」でも、必要な期間が二か月から一年まで開く。
現実には一年並走させられないので、二つの割り切りが要る。ひとつは、年一回の工程だけを切り出して、前任者に残すこと。連結担当を丸ごと渡すのではなく、注記の定性記載と回収可能性の判断だけは、初年度に限って前任者が担う。引き継ぎの単位を人ではなく工程で書けば、こういう分割ができる。もうひとつは、前任者が前期に何を判断したかを、その場で書き取ること。並走中に新任者が質問し、答えを新任者が書く。前任者に書かせると引き継ぎ資料になり、抽象化されて経緯が落ちる。質問した本人が書くと、判断の分岐が残る。
なお、並走期間には内部統制上の副作用がある。旧職務の権限と新職務の権限を同時に持つ状態が生じるためである。改訂された「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」は統制活動に 「権限及び職責の付与、職務の分掌等」 が含まれるとし、その注で明確な職務の分掌と内部牽制を挙げている。並走は職務の分掌に穴を開ける行為だと理解したうえで、期限を切った例外として扱う。 具体的には、並走中の権限重複について、開始日・終了日・対象の権限・監視方法を記録に残す。終了日を書かない権限付与は、二年後に誰も気づかないまま残る。
人事と取り決めるのは、日付ではなく除外期間
経理だけ異動時期をずらすという提案は、人事から見れば例外の要求である。だから交渉の形を変えたほうが通る。特定の日付を要求するのではなく、除外する期間を先に登録する。
具体的には、経理・財務の職務について、着任させない期間を年間カレンダーとして人事と共有する。3月決算であれば、四月一日から六月末日まで、および十月一日から十一月二十日まで。理由の欄には社内の都合ではなく外部の期限を書く。決算短信は東証の作成要領等の45日、有価証券報告書は金融商品取引法第24条第1項の三月以内、定時株主総会は会社法第124条第2項の基準日から三箇月以内、半期報告書は同法第24条の5第1項第1号の45日。社内の繁忙ではなく法定・取引所ルールの期限として書くと、議論の性質が変わる。
そのうえで、発令の実務を二段にする。辞令の日付と、業務の切替日を分ける。 全社一斉の発令が四月一日であっても、経理の担当工程の引き渡し日を七月一日と定めることは運用上可能な会社が多い。組織上の所属を先に移し、担当工程だけ残す形である。逆に、着任日そのものをずらす場合は、受け入れ側の事業部門との調整が要るので、異動の意思決定の場に経理を出席させる必要がある。事後に通知される形では毎年同じことになる。
法の側の制約も、この設計に沿っている。労働基準法施行規則第5条第1項第1号の3により、2024年4月1日以後に締結される労働契約では、就業の場所及び従事すべき業務について変更の範囲まで明示することが必要になった。どこまで異動させうるかを、会社は先に書いておく義務がある。 期首一斉という慣行だけで運用してきた会社は、この明示の作業で一度整理せざるを得ない。さらに育児・介護休業法第26条は、配置の変更で就業の場所の変更を伴うものについて、子の養育又は家族の介護の状況への配慮を求めている。個別事情の配慮と、決算日程の配慮は、同じ会議で扱ったほうが早い。
退職による離任は、この設計では守れない
ここまでの設計は、前任者が社内に残っていることを前提にしている。退職による離任には、そのまま適用できない。 呼べる相手がいないからである。
区別すべきなのは、退職の場合に守れるものが一段落ちるという事実である。異動であれば、判断の経緯は必要になったときに人から引き出せる。退職であれば、離任日までに引き出しきったものしか残らない。 したがって退職の申し出を受けた時点で作るのは引き継ぎ資料ではなく、前期に何を判断し、その理由は何だったかを項目別に並べた記録である。工程ごとに、直近一期または二期で本人が選んだ水準と、その理由と、監査法人との合意の有無を書く。作業手順は後から手順書で補える。理由は、本人が去った瞬間に永久に取り戻せない。
そして、この記録は退職者にしか要らないものではない。異動の場合も同じものを作れば、着任日の設計に失敗した年の被害が小さくなる。退職に備えた記録を平時から作っている部署は、異動の日程を人事に合わせざるを得なくなっても、致命傷にはならない。 期日を交渉するのと、経緯を残すのは、どちらか一方ではなく両方である。
決めるのは三つ
第一に、着任させない期間を、外部の期限を根拠に人事と登録する。 3月決算であれば四月から六月と、十月から十一月中旬。根拠は社内の繁忙ではなく、東京証券取引所の作成要領等が定める決算期末後45日（期末が月末なら30日以内がより望ましい）、金融商品取引法第24条第1項の事業年度経過後三月以内、会社法第124条第2項の基準日から三箇月以内、そして金融商品取引法第24条の5第1項第1号の45日である。現実的な着任日の候補は七月一日と九月一日の二つに絞られる。
第二に、決めるのは着任日ではなく、前任者が答えられる状態でいる期間である。 決算で新任者が止まるのは手順ではなく判断の経緯で、それは文書ではなく人に載っている。全社一斉の期首異動が壊しているのは引き継ぎ資料ではなく、証言できる人の所在である。異動先が同じ社内でも、相手先も期首の立ち上がりであれば呼べない。辞令の日付と業務の切替日を分ける運用にすれば、組織上の所属を移したまま担当工程だけ残せる。
第三に、並走の単位は一巡で、工程ごとに長さが違う。 月次で完結する工程は二巡で足りるが、年度に一度しか発生しない工程――繰延税金資産の回収可能性、注記の定性記載、減損の兆候判定、計算書類の作成――は一年を通さないと一度も経験しない。全部を一年並走させることはできないので、年一回の工程だけを切り出して初年度は前任者に残す。引き継ぎの単位を人ではなく工程で書かないと、この分割ができない。 並走中の質問と回答は、前任者ではなく新任者に書かせる。
そのうえで、並走が職務の分掌に穴を開けることを前提に扱う。統制活動には権限及び職責の付与と職務の分掌が含まれ、注では明確な職務の分掌と内部牽制が挙げられている。並走中の権限重複は、開始日・終了日・対象の権限・監視方法を記録した期限付きの例外にする。 終了日を書かない権限付与は、二年経っても誰も気づかない。
